こんにちは。すずきです。（@seiz_suzuki）
会社員、公務員としてやっておくべきことは「マニュアル化」です。
「マックジョブ」という言葉があるように、マクドナルドでは誰もがバイト初日からハンバーガーを作れるようなマニュアルがあるそうです。
学校は昔の体質の新陳代謝がなかなか起こらず、旧態依然としたシステムが残っていることが多いです。
そのため、
- 紙ベースで資料が残っている。
- 経験値で毎年こなしている。
- 「あれなんだっけ？」が多い。
という状態です笑。
そこで僕が思うことは、来年のためにその都度データで覚書きを残しておくべきだということです。
当たり前のことのようですが、とても大切なことです。
仕事の場面でも、日々の生活でも「何かを文章に残す」ということは、様々な情報や感情を整理することになりますからね。
今日はそうした「仕事」を切り口にして、僕なりのメモ術をお伝えしていこうと思います。
気になったことはデータに残す
「仕事のマニュアル化なんて…職員を機械か何かと勘違いしているのか！」
という人は、さすがにいないと思います笑。
残念ながら、学校の職員である限り「マニュアル化は必須」です。
皮肉にも仕事自体にクリエイティブなことはあまりなく、年間行事も４月に出てくるくらいですから、
- 流れを決めておくこと
- やることを決めておくこと
- 変更点があるとしても去年の動向を確認できること
- 誰がやってもできるようにしておくこと
が必要とされています。
もちろん「なにか面白いことや新しいこと」をやろうとする姿勢は大切ですし、実際僕もできる範囲で、できる限りのイベントを行なってきました。
ただ現状では、その年の業務の実態を残そうとしている人は（少なくとも教員には）あまりいません。
例えば、
- 学校説明会の反省点
- 他の職員から指摘された点
- 生徒や職員の動線の図
- 会議で気になったことや今後につながること
など、日常の業務や特殊なイベント事でも気になったことはデータに書いてファイルに残すことにしています。
特に自分が取りまとめや中心だった場合、その年のフォルダに必ず「気になったこと」を入れておいています。
今年も「去年はどういう風にやってたっけな？」とフォルダを漁っていますと、「〇〇における反省点・覚え書き」あるいは「〇〇の流れ」というファイルが出てきました。
「去年の俺…ありがとう！」
となる瞬間ですね笑。
時代は進みつつあり、たとえ古い体質の学校や会社でも、
- クラウドサービス
- データ化
- ペーパーレス化
- オンライン化
が進んでいますから、僕がやっていることは「当たり前」になりつつあります。
ただ、データを残すにも素材（粗材）そのものを残すだけでなく、
- 自分が気になった点
- 失敗した点
- 来年にも活かせる点
など、主観的な意見も残しておくことが効果的だとわかりました。
去年度の自分は様々な感情が渦巻く中で「覚え書き」（備忘録）を書いているため笑、１年後に冷静になってみると他人から指摘されているように感じることができるからです。
大きな業務ごとに感じた課題点から、小さな出来事まで、
- 来年につなげる資料・情報として
- 当時のナマの感情を残す意味として
文章データや数字のデータを残しておくのがよいでしょう。
一旦、感情に任せて書いてみる
冷静で落ち着いていることを売りにしている僕も（？）、時に感情的になることはあります。
特に仕事では、長年やっている経験があるため、同僚と意見が食い違えば、
- 「その人の言っていることは本当に合っているのか？」
- 「来年度に本当に役に立つことなのか？」
- 「全員で共有すべきことなのか？」
等を総合的に判断した上で、若干「悶々」としながらパソコンで書きなぐります笑。
（メモ用紙でも構いませんが、僕はパソコンで書くほうが断然速いです。データ化もできますしオススメです）
いわゆる「一旦持ち帰らせてください」状態を作るのです笑。
これは多くの点において、とても効果的です。
- 感情の整理になる。
- だんだん冷静になることができる。
- 論理的に書こうとして課題点が見えてくる。
- 本質が見えてくる。
別に誰に見せるわけでもないのですから、まずは思ったことを好きなように書いてみることをオススメします。
すると、
- 自分が感情で話を進めていたこと
- 論点が整理できていなかったこと
- 落ち着いて考えればもっと良い案があったこと
- 実は大したことではなかったこと
などが露わになり、自分の感情ともうまく付き合えるようになります。
「言葉」とは時に人を傷つけますし、自分にそんな意図がなくても相手を不愉快にさせたり、人間関係を悪化させてしまいます。
まずは一度文字に起こしてみること。
この過程では様々な「邪魔」が入ってきて笑、感情的になっている思考のスピードを「スローダウン」してくれます。
- タイピングしている時間
- 自分の言っていることに齟齬や矛盾がないか確認する時間
- 推敲する時間
などですね。
- すぐにSNSに投稿してしまう。
- すぐに書いたことを同僚に配布・シェアしてしまう。
ことは、リスクがあるのでオススメしません。
何度も見直している間に、
- 「この言い方はトゲがあるな…」
- 「俺の言っていること、的を射ていないじゃん…」
- 「来年の自分のためだけにとっておこう」
と思い直すこともしばしばありますからね。
仕事においても人間関係においても、わぁわぁ言い合ってしまった後に「ふと我に返る時間」として「感情的に」書きなぐることは、精神衛生上でも大きな効果を発揮するのです。
その後、再び友人や同僚と会う時に冷静になって意見を伝えることもできますので、一石二鳥ですね。
ブログ・日記・予定帳・SNSを活用しよう！
僕はなぜか「予定帳」だけはアナログ派でした笑。
しかし、その年の１日ごとの様子や予定を書き込んでいただけあってか、去年度のものは今でもかなり効果を発揮しています。
いつも机上においてあるため「すずきさん、去年ってどうしていましたっけ？」と聞かれれば、すかさず机上の手帳を見ることで去年度の動きを把握することができています。
（※現在はデジタルに移行しました）
僕は日記は書いていませんが、こうしてブログを書き始めたこともまた、様々なメリットを生んでいます。
みなさんにもぜひオススメしたいのが、最初に述べた「気になったことを残す」姿勢です。
それは、
- 写真でもいい
- SNSの投稿でもいい
- 日記でもいい
- 動画でもいい
- ブログでもいい
要はなんでもいいのです笑。
何か「形にして残しておくこと」は、来年見返すための情報として有用性があるからです。
それでもこの記事でお伝えしている通り、僕もいろいろなところで発信していますが、やはり「文字に残すこと」が一番いいと思っています。
僕の性に合っていることもありますけどね。
確かに写真や動画でも「言葉や雰囲気」は残せるのですが、どこか「整理されていない思考」であったり、洗練されていなかったりすることが多いです。
否定するつもりはありませんが、「本」が根強く僕らの世界で支持されている理由は、出版までに多くの過程を通るからなのかなとも思っています。
普段「書く習慣」がない方は、ぜひ騙されたと思って文字に起こしてみてください。
きっと様々な面で効果を発揮しますから。
おわりに
「気になったことを残す」という行為は、仕事を始めて２年目くらいから意識的に行なうようになりました。
特に「文字」にこだわるようになったのは、
- その時の感情的な自分を落ち着かせるため。
- 時間をかけて論理的な資料を残すため。
- 細かい思考まで残すことができるため。
など、書いてきた通り様々な理由やメリットがあるためです。
仕事では自分のためにとどまらず、来年業務を引き継ぐ人のためにもなります。
またこのブログにおいては、発信も兼ねていますので下手なことは書けませんし、読んでもらっている人のことも考えながら書かなければなりませんから、何度も同じことを考えたり、論理的かどうかを確認したりしています。
大変ではありますが、これがどうも楽しくて仕方ありません。（変態）
気持ちをシェアすることで新たな繋がりもできれば、久しぶりに会うことになる友人もいます。
やはり文字媒体は強いですね笑。
どんな場面でも何かしらの役には立つはずですので、みなさんも発信はしなくとも、何か自分だけのために書いてみることをオススメします。
それではまた！
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