こんにちは。すずきです。（@seiz_suzuki）
先日、３年生を対象とする「奨学金に関する説明会」がありました。
結論から言いますと、１時間近く話を聞くだけで、生徒たちに全く内容が伝わっておらず、あまり意味のない時間となりました。
担当の先生は、広い視聴覚室でマイクを使って話していたのですが、とにかくわかりづらく、話が長かったので、聞いていた担任団も辟易してしまいました。
教員になりますと、
- 研修という名の我慢大会が行われたり、
- 意味のない会議の時間
などが、平然とはびこっているので驚きます。
これらが全て意味のないものだと一蹴するつもりはありませんが、デメリットは大きいと考えています。
今日は、短く簡潔に話す大切さをお伝えしていきます。
報告や連絡は、短いに越したことはない。
担任業務をしていますと、朝のSHR（ショートホームルーム）で本当に話の長い先生がいることに驚きます。
僕が、
「今日はこれとこれとこれ。以上！じゃあ１時間目の準備しろよー」
と言って教室を出ますと、まだ延々としゃべっている担任がいます。
確かに「短ければ短いほどよい」というわけではありませんし、大切なことはちゃんと生徒たちに伝わっているかどうかですよね。
そっとそのクラスの教室を覗いてみますと、生徒たちは、
- スマホをいじり倒し、
- 下を向き、
到底話を聞いているようには思えませんでした。
毎日のようにSHRが、若干LHR（ロングホームルーム）と化しており笑、見ているこちら側もツラくなります。
報告や説明は、簡潔で短いことに越したことはありません。
それには理由があります。
- 要点が伝わるから。
- 短い時間だけ集中していればよいから。
- 人の時間を奪うことになるから。（後述します）
です。
生徒たちは大人と違い、そこまで忍耐強くない子もいます。
- 今日の大事なこと
- 必ずやるべきこと
を伝えてしまえば、それ以外に話すことなんてありません。
時間は限られています。
逆に「何にそんなに時間を割いているのだろうか？」と思って聞いてみれば、
- 朝から説教したり、
- 「わかってる？」「聞いている？」と確認したり、
- 一言で伝わることを、あえて長く伝えたり
しているように見受けられました。
生徒の立場に立てば、
- 「なんでそんなに長ったらしく話すの？」
- 「授業に遅れちゃうよ」
- 「要点はわかったから解放してよ」
と思うことは、目に見えていました。
「本当に大切なこと」を伝えなければならないのだとすれば、それは朝のSHRでやるべきことではありません。
- さっと要点だけ確認し、
- 生徒たちが「そこだけ押さえればいいのね？」という顔をしていれば、
それ以上、何も言うことはないのです。
毎日毎日、そんなに重要事項を伝えなければならないとすれば、１時間目に間に合わなくなってしまいます笑。
時と場合にもよりますが、どんなに余裕のあるときでも、冗長な説明は聴く気になりません。
要点をかいつまんで短時間で伝えることは、話し手（報告者）がすべき努力です。
もし聞いてなかった生徒（や同僚）がいても、その事柄が自分にとって重要なこと/関係することであれば、
- 再度聞き直しに来たり、
- 確認しに来たり
するものです。
それが煩雑だと思う必要も、説明不足だと思う必要もありません。（説明が伝わったかどうかを確認したい場合は「質問ある？」と聞いでもいいですしね）
「限られた時間の中で、こちらは要点をまとめて伝えた」
という事実があれば、あとは聞き手次第です。
報告は短時間勝負。
二言、三言で終わらせると、聞き手も集中してくれます。
説明は簡潔に、わかりやすく。
話を奨学金説明会に戻します。
今回の説明会はあろうことか資料をただなぞっていくものでした。
資料が洗練されていれば話は別なのですが、
- 第一種と第二種の違いがわかりづらいだろうし、
- 給付型と貸与型という言葉も難しいだろうし、
- 一方的にしゃべっていて生徒への確認が入らないし、
- 資料があっちゃこっちゃ移動するし、
生徒にとっては苦行だったろうな、と思いました笑。
「説明会」や「研修」は幾度となく経験してきましたが、この手の「失敗」は話し手に責任があると思っています。
僕も今回の説明会に同席していて、
「こんなにわかりづらくて延々と話すスタイルでは、誰も聞かないよな…」
と、今すぐマイクを奪って代わりにサッと説明してあげたいと思いました笑。
この手の話し方は、裏を返しますと、
「相手のことを１ミリも考えていない」
ような態度であることと、同義だと思っています。
聞き手の立場に立ってみれば、
- 「どこがわからないのか」
- 「どこをクリアにしてもらうと嬉しいのか」
- 「どこを押さえておけば良いのか」
と考えるはずだからです。
説明を聞いていますと、なぜそのような「長ったらしい話」になってしまったのか、だんだんとわかってきました。
- そもそも担当の先生が奨学金のことを理解できていない。
- ちゃんと準備をしてきていない。
- 生徒たちに一切目線をやっていない。
などの理由があげられます。
- 「どうしたら申し込みフォームでつまずかないだろうか？」
- 「どこが今回の一番のポイントだろうか？」
と事前に考えてくれば、そのような冗長な説明にはならないはずなのです。
「これは授業と一緒だ」と思いました。
- まず人の３倍勉強して、
- 時間をかけて準備して、
- リハーサルをしておいて、
- つまずくポイントを押さえて、
- 緩急をつけて説明し、
- 生徒たちの理解を第一にしておけば、
むしろ無駄な説明は削ぎ落とされ、大切な部分が残るからです。
- 準備をしていないから、資料を読むだけとなり、
- 本人がよくわかっていないから、要点が不明瞭になる。
➡︎ だから、「要領の悪い説明」となってしまったのでした。
説明が簡潔でわかりやすいということは、
「準備が行き届いており、洗練されている説明であること」
を意味します。
乱暴で適当な準備で、あっという間に説明を終わらせることもできますが、その場合は簡潔ではなくお粗末な説明であるだけです。
冗長でも粗末でもないような「簡潔な説明」を目指して、準備していきましょう。
他人の時間を奪っている意識を持つ
会議でも説明会でも授業でも、
「聞いている側は、その時間ずっと拘束されている」
という認識を持つ必要があります。
話し手は「主導権」を握っていますので、
- 時間管理（タイムマネジメント）
- 発話量のターンに気を配ること
- 聞き手の反応
- 生き抜き程度の雑談
などに配慮すべきなのは、当然のことです。
それは「会議/説明会を、早く終わらせたい！」と言う気持ちがあるからではありません。
他人に時間を割いてもらって行なっている会議/説明会なのだから、時間を管理して簡潔に進めていくことが、人を集めて話している側の義務なのです。
まるでジャイアンリサイタルのように、マイクを持ってしゃべり倒す人がいますが笑、
- 自分だけの時間ではないこと
- 他人の時間を奪っていること
に、まず気づくべきです。
それができない（苦手）のであれば、
- 終わりの時間を設定したり、
- 話すことをメモして来たり
と、環境を制限したり準備してきたりするほうがよっぽど良いことでしょう。
聞いている側も「終わりを意識すること」で、
- 自然と聞く態度になりますし、
- 集中力も途切れることがありません。
結果的に話し手側も、「簡潔でわかりやすい内容」を心がけるようになりますので、時間管理（タイムマネジメント）は会議において重要な要素と言えます。
他人の時間を大切にしようとするからこそ、自分が行なう説明を「わかりやすく簡潔に」しようと努力することができるのです。
すると「奪う」ことを意識するよりも、
- 「より学びのある」
- 「より意味のある」
時間になるように、意識が働くようになります。
本来はそう言ったポジティブな意味での時間として、会議や説明会、授業はあるべきなのだと思っています。
まとめ
- 報告・連絡は手短に。
- 説明や授業は簡潔にわかりやすく。
- 他人の時間を奪っていることを意識すること。
これらは全て、相手への配慮や思いやりから生まれる発想です。
ただし一部分を切り取って、
- 「短ければ短いほどよい」
- 「長い説明はダメ」
- 「会議や説明会は不要」
といった極端な考え方になる必要はありません。
長い説明でも「この人の話が聞きたい！」と思って参加している人からすれば、長ければ長いほど良い時もあります笑。
話し手と聞き手の関係性や立場も関係してきますので、今回の記事が全てではありません。
しかし、「簡潔」で「わかりやすい」説明を心がけてくれる人の話は、好印象であることは間違いありませんし、聞きたいと思われるに決まっています。
そのための準備は大変ですし、「逆にコスパが悪い」と思うこともあるかと思いますが、それが話し手の宿命です。
僕も要領の良い報告と、生徒と自分のお互いにとって充実した授業をできるよう、精進していきたいと思っています。
それではまた！
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